会议已经成为各企业组织机构进行沟通的重要工具，其中的大部分会议又是在外面举行的。会议作为工作手段的一种，也和其他行为方式一样有它的成本，而且是一个相当大的支出。作为一个成功的会议策划者，本着节约的原则应就会议成本就行控制。以下是一些控制会议成本的技巧，仅供参考。

一、交通
　　▲ 将会议安排在临近的区域范围内。随着汽油价格上涨，交通费用在不断增加。为了将交通费用降低到最低点，要尽可能将会议安排在距离大多数参会代表住宿地点比较近的地方，或者尽可能找一个参会代表可以步行到会场的会议中心去开会。
　　▲ 引导同城的参会代表乘坐公共交通工具到会议现场，特别是会议中心正好有停靠站的。通常情况下，乘坐公共交通工具比安排专车穿城接送速度要快，比乘坐出租车价格要低 。
　　▲ 将迎送服务改为报销机场班车、公交车或地铁发票。
　　▲ 在与酒店、度假村商谈的时候，要求他们免费为嘉宾提供来去酒店的专车服务，而且要预留免费的停车位。
　　▲ 要求当地的出租车公司为参会代表到展览现场、餐馆以及景点提供打折服务。
　　▲ 使用航空公司的贵宾休息室为会议团队提供迎送服务。
　　▲ 旅行要错过高峰期（一大早或晚上）。
　　▲ 问一问酒店是否提供机场免费接送服务。
　　▲ 让会议中心为参会代表在转移时提供一些必要的暂时休息场所。
　　▲ 让赞助商支付班车费用，作为交换，可以在酒店班车的宣传牌、会议中心的班车停靠站以及班车上为他们做广告。
　　▲ 搞清楚需要多少台客车，预订恰当的座位容量。
　　▲ 如果你的大部分团队成员体力比较好的话，可以将酒店订在会议中心附近步行的范围内，无需提供接送服务。如果这样做的话，一定在你的注册材料中写清楚，让参会代表都知道。
　　▲ 如果你的参会代表中有许多残疾人，尽量将他们安排在一个或相近的几个酒店中，以便于集中安排残疾人车辆。

二、会务组成员

　　▲ 雇佣现场注册和服务人员，不用为会务组成员付交通费。
　　▲ 了解当地的加班限制和规定。
　　▲ 安排会务组成员在正常工作时间内开展工作，避免加班。
　　▲ 按天为会务组成员提供差旅补助，精确地规划出他们在餐饮和交通费用方面的许可范围。
　　▲ 尽可能多用实习生和志愿者。

三、演讲人与娱乐

　　▲ 请会员或当地人作演讲人。对于任何领域的任何协会来说，会员名单中总是会有一些重量级的专家可以作演讲人。如果可能的话，以减免注册费的方式邀请会员到会演讲。也可以邀请当地的演讲人，以节省旅行费用。
　　▲ 对于那些需要旅行到会议举办地的演讲人，给他们准备好旅行指南，这样就不用另付大巴、五星级酒店以及头等舱机票费用。
　　▲ 如果考虑邀请知名的天才演出团体为你进行一个晚上演出的话，就与当地的教堂团体、青年团体或学校团体联系，来满足你的音乐和娱乐方面的需求。很多城市通常都有一些颇具天赋的演出人才，而且几乎没有什么费用。另外，如果他们是一个非盈利组织的话，你可以把演出费用捐给他们的组织，这不能不算是一件好事。
　　▲ 开始行动吧！演讲人和娱乐费用通常每年都上涨。锁定今年的费用。
　　▲ 放弃分项计算的方法，谈一个一揽子费用方案。
　　▲ 将演讲人和娱乐团队安排在同一家酒店或同一个城市。
　　▲ 在会议中经常与多面手合作。
　　▲ 了解演出团队的组合规则，以最大限度地减少所需的音乐家数量。
　　▲ 寻找一个在你的会议举办时间前后在当地巡回演出的团队。如果你预订了一个已经在该地区演出的团队，你可以节省机票费用，没准儿还能省下音响费用。
　　▲ 让你的演讲人在会议现场销售他的或她的图书、CD或其它产品，以换取他们在演讲费用方面的让步。